Canales de denuncia para empresas

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El canal de denuncias en la empresa es una herramienta que permite a cualquier persona comunicar (de manera confidencial) actividades y conductas consideradas irregulares o ilegales o que puedan suponer el no cumplimiento de las normas dentro de la compañía.

¿Cuál es el objetivo del canal de denuncias?

Principalmente, hacer llegar a los responsables las quejas y sugerencias anónimas de trabajadores o personas vinculadas a la empresa que de otro modo nunca llegarían a su destino por no poder hacerlo sin identificar al emisor. Concretamente busca luchar contra:

• • Irregularidades de contratación, ya sean con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria, así como abuso a los trabajadores.
  • Delitos contra el mercado.
  • Delitos contra los consumidores.
  • Evasión de impuestos.
  • Competencia desleal.
  • Delitos contra la propiedad intelectual.
  • Blanqueo de capitales.
  • Fraudes.
  • Casos de corrupción dentro de la empresa.

¿Es obligatorio para la empresa?

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, obliga a tener un canal de denuncias a las empresas de 50 o más trabajadores a partir del 1 de diciembre de 2023, aunque ya era obligatorio desde junio para aquellas entidades con 250 o más personas trabajadoras. Es obligatorio para:

• Las empresas con 50 o más trabajadores.
• Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas con un programa de compliance (puesto que el canal de denuncia es uno de los elementos del mismo).
• Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso laboral sexual o por razón de sexo.
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia.

¿Cómo funciona?

El procedimiento del canal de denuncias debe responder a una organización estudiada y realizada de forma eficaz. Se puede decir que consta de 4 fases, aunque cada empresa puede adaptar el procedimiento a sus necesidades, número de empleados y decisiones concretas.

Fase previa

Antes de generar el canal de denuncias obligatorio en la empresa, es necesario nombrar a un responsable del canal, determinar las vías por las que se van a efectuar las denuncias, establecer los trámites o procedimientos que seguirán las denuncias o registrarse en la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I).

Puesta en marcha

Cuando se hayan establecido los parámetros anteriores se puede poner en marcha el canal, de manera fácil y comprensible para todos los empleados. Se deben definir también el reglamento y el protocolo del canal de denuncias.

El informante realiza una denuncia a través del canal habilitado para ello y cuando se recibe, el responsable del canal la estudiará y determinará si debe ser o no tramitada, en función de si hay indicios o no de que se está cometiendo la irregularidad denunciada. La figura del responsable del canal puede ser también un gestor externo a la empresa.

Respuesta de la empresa

La empresa tiene un plazo de 7 días para comunicar la recepción de la denuncia al informante. Si la denuncia se tramita, la compañía dispondrá de un plazo máximo de 3 meses para llevar a cabo la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más si el caso lo requiere y es complejo.

Archivo de denuncias

Las denuncias presentadas y tramitadas se conservarán en un registro de manera confidencial y serán accesibles para la autoridad judicial en el caso de que se abra un procedimiento. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

https://bit.ly/4b7u6JS

Tipos de canales de denuncias

Internos

Implantados y gestionados por la propia empresa:

• Digitales (correo electrónico o un programa específico para ello).
• Telefónico.
• Presencial con cita previa.

Externos

Habilitados por una autoridad oficial. Dependiendo del tipo de infracción o irregularidad que se quiera denunciar, habrá que acudir a una u otra autoridad competente como la Autoridad Independiente de Protección al Denunciante, el SEPBLAC, Hacienda, la OLAF (Oficina Europea de Lucha contra el Fraude), el canal de denuncias del Banco de España…

Públicos

Vías para la difusión pública de una denuncia (en este caso se pierde el anonimato):

• Medios de comunicación.
• Redes sociales.

Características del canal de denuncias

• Debe ser accesibles y fácil de utilizar.
• Tiene que garantizar la confidencialidad y el anonimato del denunciante.
• Los empleados tienen derecho a que la empresa les comunique la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Además tienen que saber utilizarlo y estar siempre informados de las novedades.
• El canal de denuncias debe ser revisado y auditado externamente de manera periódica.

¿Y si la empresa no genera estos canales?

La ley de protección de los informantes de corrupción establece una serie de sanciones por no tener un canal de denuncias o relativas a su incumplimiento o entorpecimiento. Se contemplan sanciones de hasta un millón de euros para las empresas:

• Desde 1.001 a 300.000 euros si se trata de personas físicas.
• Desde 10.001 a 1.000.000 de euros en el caso de las jurídicas.
• Se podrá sancionar a personas que presenten denuncias falsas o a las empresas que revelen dichas denuncias.

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