¿Cuándo prescribe una factura impagada?
Resumen del contenido
Ángel L. Gómez Díaz
Socio director de la Firma BÁLAMO LEGAL&FISCAL, cofundador de AREA ABOGADOS Y ASESORES y de la Startup LAWINT TECH, y Corporate Builder. Asesor de algunos de los grandes grupos cooperativos y empresas agroalimentarias. Ha ocupado cargos directivos y de máxima responsabilidad en distintas entidades del mundo empresarial (AJEX, CEAJE, CEOE, Cámara de Comercio de Badajoz).
Algo común entre empresas y particulares en el tráfico económico es la gestión de cobro. Esto es, lo que debemos pagar y lo que debemos cobrar. Para ello es esencial tener en cuenta los plazos, la forma de documentar el crédito o la deuda, y el modo de reclamarlo o de interrumpir el plazo legal para exigir el cumplimiento. Todo ello tiene sus aspectos básicos, sus reglas generales y sus excepciones.
Normativa aplicable en España
En España, los plazos de prescripción de las obligaciones se encuentran regulados principalmente en el Código Civil y otras normativas específicas.
Prescripción en el Derecho Civil
El plazo general de prescripción para las obligaciones que no tienen señalado uno especial es de 5 años desde que se puede exigir el cumplimiento de la obligación, según el artículo 1964 del Código Civil.
Sin embargo, existen especialidades recogidas por la ley. Algunos ejemplos son:
▪ 6 o 30 años para acciones reales que se refieran a derechos sobre cosas muebles o inmuebles.
▪ 20 años para acciones derivadas del derecho real de hipoteca.
▪ 5 años para acciones de pago de alquileres, arrendamientos y pensiones por alimentos.
▪ 3 años para acciones de pago devengado a profesionales o deudas con compañías telefónicas.
▪ 1 año para indemnizaciones por daños y perjuicios de responsabilidad civil por injurias, calumnias o negligencia.
La interrupción de la prescripción puede ocurrir por actos de reconocimiento del deudor o por el ejercicio de reclamaciones.
Prescripción en otras áreas del derecho
Además del derecho civil, la prescripción también se aplica en el derecho penal, laboral, fiscal y otras áreas. En cada contexto, los plazos y requisitos pueden variar. De modo que en términos generales y según la legislación vigente en España, el plazo de prescripción para reclamar facturas impagadas es de 5 años. Esto significa que el acreedor tiene un período de tiempo limitado para exigir el pago de la deuda. Pasado este plazo, la deuda se considera prescrita y no se puede reclamar legalmente. No obstante, hay otros detalles a considerar:
- Para empresas o autónomos: El plazo de prescripción es de 5 años a partir de la fecha en que se venció la deuda (anteriormente, este período era de 15 años).
- Para particulares: El plazo para reclamar una factura impagada se reduce a 3 años.
En el proceso de reclamación judicial, la deuda debe justificarse mediante documento fehaciente como factura, albarán, contrato o acuerdo escrito entre ambas partes. Además, en el caso de que el deudor sea un profesional y no un particular, podrán reclamarse los correspondientes intereses de demora comerciales. Es importante tener en cuenta que no se aplica el plazo general de prescripción en el caso de documentos cambiarios, que son además títulos ejecutivos.
Por ejemplo, el plazo de reclamación de pagarés o letras de cambio que llegado su vencimiento no han sido atendidos es de 3 años. En caso de haber recibido el pagaré o letra mediante endoso, el plazo de reclamación se reduce a 6 meses. Es fundamental actuar dentro de los plazos establecidos para proteger tus derechos como acreedor
Una vez dicho lo anterior como regla general, conviene insistir que el plazo para la prescripción de facturas puede variar dependiendo de la normativa y el contexto específico con esos supuestos más excepcionales relacionados anteriormente. También es relevante conservar las facturas durante el plazo de prescripción y también para la justificación de sus efectos fiscales. En general, se requiere que las facturas cumplan con todas las condiciones establecidas en el Reglamento de Facturación.
Cuestiones prácticas a tener en cuenta desde un punto de vista jurídico
Es importante tener en cuenta que tanto la normativa como la jurisprudencia no han establecido un plazo único para interponer una reclamación y solicitar el reintegro de gastos relacionados con facturas. En el caso de gastos médicos urgentes de carácter vital, el plazo de prescripción es de 5 años a contar desde la fecha de las facturas o, en caso de no constar su fecha, desde el día siguiente del alta médica.
Para justificar cualquier tipo de gasto, es necesario contar con una factura que cumpla con todas las condiciones establecidas en el Reglamento de Facturación. En el caso de obras de rehabilitación energética, la factura recibida por el contribuyente o la certificación emitida por la comunidad de propietarios debe conservarse durante el plazo de prescripción.
Tanto las facturas recibidas como los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas deben conservarse durante el plazo de prescripción del Impuesto aplicable. La base de la deducción de un gasto está constituida por las cantidades justificadas con factura y satisfechas mediante diferentes medios de pago, y la factura debe cumplir con todas las condiciones establecidas en el Reglamento de Facturación.
Para gastos de guardería, también es necesario contar con una factura que debe conservarse durante el plazo de prescripción.
En caso de litigios relacionados con la restitución de cantidades pagadas, el plazo de prescripción de la acción resarcitoria comienza a correr desde la firmeza de la sentencia, no desde la fecha del contrato o del pago de las facturas.
Es importante tener en cuenta que el inicio del plazo de prescripción no puede empezar en el momento del pago de las facturas por el consumidor, según los pronunciamientos del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Para justificar la exención de un impuesto, es necesario conservar los documentos acreditativos de la operación, como copias de facturas, contratos o notas de pedidos, durante el plazo de prescripción del impuesto.
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Sobre la interrupción de la prescripción
La interrupción del plazo de prescripción de la reclamación de facturas está regulada en el Código Civil y en otras normativas específicas. Según el artículo 1966 del Código Civil, la prescripción se interrumpe por la reclamación extrajudicial del acreedor. Además, el artículo 1973 del Código Civil establece que la prescripción se interrumpe por la reclamación judicial o extrajudicial del acreedor, por el reconocimiento de la deuda por parte del deudor, o por cualquier acto de reconocimiento de la deuda por el deudor.
En base a la regulación del Código Civil y la jurisprudencia relacionada, se puede concluir que la prescripción de la reclamación de facturas puede interrumpirse mediante la reclamación extrajudicial del acreedor, la reclamación judicial o extrajudicial del acreedor, el reconocimiento de la deuda por parte del deudor, o cualquier acto de reconocimiento de la deuda por el deudor.
En los casos en los que no se haya producido ninguna de estas acciones de interrupción de la prescripción, la reclamación de las facturas puede considerarse prescrita y, por lo tanto, no podrá ser exigida judicialmente.
Es importante tener en cuenta que cada caso debe ser analizado de forma individual, considerando las circunstancias específicas y las normativas aplicables, para determinar si se ha producido la interrupción de la prescripción de la reclamación de facturas.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que no cualquier acto interrumpe la prescripción. Por ejemplo, si simplemente le envías un mensaje de texto a tu amigo recordándole la deuda, eso puede no ser suficiente para interrumpir el plazo. Lo más seguro a estos efectos es realizar una reclamación formal y documentada para que sea efectiva.
Por tanto, si tienes una deuda o una factura impagada, es importante que estés al tanto del plazo de prescripción. Si quieres reclamar lo que te deben, debes realizar una reclamación formal y documentada para interrumpir ese plazo. Recuerda que cada caso puede ser diferente, así que es importante consultar a un experto legal para obtener asesoramiento específico.
Procedimientos para la reclamación de facturas impagadas
Si finalmente se produce un impago de una factura emitida en tiempo y forma la legislación aplicable ha definido procedimientos específicos tratando de simplificar pasos y plazos en los tribunales. Podemos recomendar y desglosar el itinerario de reclamación en términos prácticos del siguiente modo:
• Enviar al deudor una carta reclamando el pago de la factura impagada, utilizando términos amistosos y haciendo constar los datos de la factura, el importe, el plazo y la forma de pago.
• Si el deudor no paga, comunicarle la deuda por medio de un burofax o un requerimiento notarial, indicando que se iniciará un procedimiento judicial si no se abona la deuda en un plazo determinado.
• Si el deudor sigue sin pagar, presentar una demanda de juicio monitorio en el juzgado de primera instancia competente, aportando la factura impagada y la documentación que acredite la relación contractual con el deudor.
• Si el deudor se opone al juicio monitorio, se abrirá un juicio verbal o un juicio ordinario, según la cuantía de la deuda, en el que se deberá probar la existencia y el impago de la deuda.
• Si el deudor no se opone al juicio monitorio, se podrá solicitar al juez que dicte un auto de ejecución, que permitirá embargar los bienes del deudor hasta cubrir la deuda, los intereses y las costas.
A pesar de que el ánimo del legislador apuntaba a que el monitorio fuera un procedimiento sumario y ágil de reclamación lo cierto es que la práctica judicial ha restado valor a la celeridad buscada.
En todo caso resulta esencial un adecuado control de plazos, de la documentación y de los procedimientos de cobro y pago para que efectivamente haya verdaderas posibilidades de recobro de facturas impagadas.
Recuerda que ante cualquier duda cuentas con el Seguro Jurídico de MAPFRE que te acompaña durante el proceso.
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