Qué es el compliance y cuáles son sus funciones
Resumen del contenido
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El concepto de “compliance” ya no es un desconocido dentro del ámbito corporativo. Las empresas se enfrentan a múltiples riesgos operativos, fruto de su actividad, que han derivado en un elevado volumen de obligaciones de cumplimiento normativo.
Su crecimiento, complejidad y constante evolución obligan a las compañías -y no solo a las grandes multinacionales, también las pymes- a desarrollar sistemas y programas internos de gestión del área de “compliance”, liderados por el “compliance officer”. El objetivo de estos departamentos es prevenir, detectar, gestionar y responder ante los riesgos derivados de su incumplimiento.
La función de “compliance” previene y evita delitos como el contrabando, el cohecho, el fraude fiscal o el tráfico de influencias. Además, también se encarga de velar por aspectos como la cuota de representación femenina en los consejos de administración, por la legalidad en materia laboral, la no discriminación por motivos de sexo, discapacidad o raza o la responsabilidad medioambiental de las compañías.
Las áreas de cumplimiento se pueden dividir en cinco categorías, según la Asociación Mundial de Compliance:
- Legislación
- Normativa
- Reglamentos
- Buen gobierno corporativo
- Ética y transparencia
La Asociación también destaca que los sistemas de “compliance” deben tener un carácter holístico dentro de la organización. Esto implica que todo el personal de la compañía debe velar por su cumplimiento e involucrarse en la consecución de sus objetivos, junto con el departamento creado “ad hoc” dentro de la empresa.
Para desarrollar el programa de “compliance”, y que este sea eficaz, debe contar con una serie de elementos. La Asociación Española de Compliance también recuerda que los organismos del sector público pueden contar con esta función, y detalla en su Libro Blanco sobre la función de Compliance una serie de puntos que debe incluir:
- El informe de riesgos, un estándar de cumplimiento en función de los retos normativos, éticos y de gobierno corporativo a los que se enfrenta la compañía.
- Un manual de procedimientos, con reglas y acciones necesarias para asegurar el cumplimiento normativo y evitar situaciones de delito.
- Interlocutor de la compañía ante el Servicio de Prevención del Blanqueo de Capitales (SEPBLAC).
- Órgano de Control Interno (OCIC) para la implementación interna del programa.
- Medidas para identificar y analizar a los clientes y proveedores antes de establecer relaciones comerciales o de negocio.
- Sistema de monitorización de las relaciones comerciales o de negocio.
- Revisión y mejora continua del programa.
- Examen anual del mismo por parte de un asesor o auditor externo.
- Archivo y conservación de todos los documentos de diligencia debida por un mínimo de diez años desde el fin de la relación comercial o el proyecto.
- Unidad técnica de análisis con personal experto y con dedicación exclusiva.
- Formación de trabajadores en la materia.
- Relación continua con el SEPBLAC e información automática de indicios de delito relacionados con el blanqueo de capitales.
La Asociación Mundial de Compliance recuerda que la función de “compliance” debe contar con independencia y autonomía suficiente para desarrollar su labor sin presiones externas. Además, sus dictámenes y acciones deben ser objetivas e imparciales, con acceso en cualquier momento a información y registros documentales dentro de la empresa.
Delitos con responsabilidad penal
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Entre los delitos susceptibles de generar responsabilidad penal, la Asociación destaca algunos como los siguientes:
- Tráfico de órganos
- Prostitución y corrupción de menores
- Estafas y fraudes
- Insolvencias punibles
- Ciberdelincuencia
- Delitos contra la propiedad intelectual e industrial
- Blanqueo de capitales
- Financiación del terrorismo
- Financiación ilegal de partidos políticos
- Delitos contra la Hacienda pública y la Seguridad Social
- Delitos contra el medio ambiente
- Delitos contra los derechos humanos y laborales
- Delitos relacionados con la energía nuclear
- Cohecho y tráfico de influencias
- Corrupción de funcionarios
- Contrabando
Beneficios económicos de la función de “compliance”
Con la implementación de la función de “compliance” y de su gestión eficaz, las empresas pueden evitar sanciones y daños reputacionales graves. Los mecanismos de prevención y control también reducen los costes aparejados de una hipotética imputación penal, así como el impacto de posibles delitos sobre la compañía.
La función de “compliance” también detecta situaciones como la competencia desleal por parte de competidores del mercado y facilita las operaciones de reestructuración empresarial. La Asociación Española de Compliance también destaca que este departamento contribuye al mantenimiento de relaciones comerciales sanas con clientes y proveedores.
El Compliance Officer
El Compliance Officer es el encargado de implementar, desarrollar, revisar y actualizar el programa de “compliance” en la compañía. También es el responsable de la formación de los directivos y trabajadores de la compañía en materia de cumplimiento normativo. Identifica riesgos y posibles delitos en la compañía, tanto a gran escala como a pequeña, y analiza los proveedores para prevenir posibles prácticas anticompetitivas e ilegales.
Es el encargado de gestionar la revisión externa del programa por parte de un asesor o un auditor y gestiona el Canal Ético y las posibles denuncias que, a través de este, puedan surgir en la compañía. Analiza la información que la empresa emite al exterior, tanto en sus relaciones con los reguladores y la Administración como con los medios de comunicación, y realiza expedientes y propuestas de resolución de conflictos.
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