¿Cómo hacer un inventario con Excel?

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Los años de experiencia de MAPFRE en el sector nos avalan como fuente de información veraz y práctica para acompañarte en las diferentes etapas de tu vida.

Necesitas uno ya, antes que tu almacén tome vida, pero ¿Cómo se hace un inventario? Es mucho más sencillo de lo que puede parecer si nunca lo has intentado y cuando lo tengas, descubrirás cuántas ventajas no estabas disfrutando.

Elige Excel para empezar

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo, con mucha probabilidad, la más conocida y popular. Las utilidades de Excel son infinitas aunque se centran en tareas contables y financieras. Una de sus principales virtudes es su versatilidad que la permite ser útil para pequeñas empresas, incluso gestión personal, pero también para grandes compañías.

Aunque nunca hayas usado Excel puedes estar tranquilo, en lo esencial es una aplicación sencilla y accesible, aunque para sacarle el máximo partido es interesante conocerla en profundidad y desde un punto de vista profesional. Si necesitas instalar, cuenta con la ayuda del Servicio de Asistencia Informática de tu Seguro de Hogar MAPFRE para guiar tus pasos o resolver tus dudas por teléfono o de forma presencial siempre que sea preciso.

Excel utiliza su propio lenguaje de programación a través de fórmulas que permiten muchas funcionalidades y la creación de gráficos a partir de los datos incluidos en la aplicación, pero puedes decantarte por un modo básico para empezar. Apréndete las fórmulas que necesitas para iniciar tu inventario.

Inventario en Excel: paso a paso

El número de productos, el uso que quieras dar al inventario, tu conocimiento del programa y otros detalles hacen necesario que adaptes el paso a paso a tus necesidades e incluso, que introduzcas alguna variante desde el principio o después, cuando tengas un poco de rodaje.

• Paso 1: define tu tabla o plantilla

La información –bases de datos- que se crean en Excel se organizan e introducen en una sencilla tabla de doble entrada. Puedes elegir número de columnas y filas a usar según tus necesidades. Con una plantilla base correcta, luego todo es más sencillo y fácil de ampliar o cambiar, incluso. Lo primero es crear un libro en blanco de Excel en el que podrás trabajar en diferentes hojas según tus necesidades. El estilo y el diseño también pueden cambiarse en los menús correspondientes, si no quieres usar el que se aplica por defecto.

• Paso 2: Distribuye las casillas superiores de la hoja

Las columnas aparecen nombradas en la parte superior de la hoja de manera alfabética desde la A, lo ideal es aprovechar este espacio para renombrar –poner encabezados- de acuerdo a las necesidades de tu inventario y la información a introducir. Suele ponerse: nombre, código interno del producto, código de barras, descripción del producto y número de existencias.

• Paso 3: introduce los productos

La compilación de la información de la base de datos del inventario necesariamente es el trabajo más duro y tedioso, pero debes hacerlo de una vez para que luego Excel pueda trabajar de formar automática y aplicando sus fórmulas, pero siempre a partir de esta información que debes suministrarle. Vuelca la información sobre todos y cada uno de tus productos en el almacén rellenando las filas de la tabla y señalando en cada columna la información prevista.

• Paso 4: aplica fórmulas

Lo más complicado –hasta que se practica y se conoce- es el uso de fórmulas para automatizar el trabajo de Excel, pero empieza por copiar las esenciales en tu inventario para ver de una manera real cómo funcionan y pronto podrás combinarlas y adaptarlas según tus necesidades. Para un inventario esencial que contabilice entradas y salidas de productos, necesitas añadir una columna para cada producto con esta información y luego aplicar una fórmula de suma y resta para totalizar en la celda de totales.

Un consejo sobre Excel e inventarios

Aunque crear una tabla no es complicado, es cierto que si no estás familiarizado con el programa ni este tipo de herramientas puede hacerse un poco intenso y acabar con tu paciencia. Pero no por eso tienes que renunciar al uso de tablas de Excel para gestionar tu stock de almacén, recurre a descargar plantillas para este fin que incluyen fórmulas ya agregadas y todo lo que necesitas. Además, puedes ponerte al día con algún curso online, en las programaciones de formación rara vez faltan cursos de Excel por su demanda y utilidad.

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