¿Puedes deducirte los gastos de un viaje?

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¿Te has preguntado si puedes deducir los gastos de tus viajes y cómo hacerlo correctamente? Te contamos todo lo que necesitas saber para deducir gastos de viaje tanto si eres empresa o autónomo y cuáles son los principales gastos deducibles.

¿Cuándo se pueden deducir los gastos de viaje?

Los gastos de viaje son deducibles siempre y cuando sean justificables y estén relacionados con la actividad económica. Tanto para empresas como para autónomos, es necesario que los gastos estén documentados y que se puedan demostrar mediante facturas o tickets. La Agencia Tributaria necesita pruebas de que los gastos están realmente relacionados con la actividad profesional, de esta forma se evita que se incluyan gastos personales.

¿Cuáles son las diferencias entre los gastos de viaje de empresas y autónomos?

Las diferencias principales entre empresas y autónomos en cuanto a la deducción de gastos de viaje radican en los impuestos que se aplican:

• Autónomos: deducen los gastos en el IRPF. Los gastos de dietas de manutención y pernoctación tienen límites específicos establecidos por la Agencia Tributaria y varían según se realicen en España o en el extranjero.
• Empresas: deducen los gastos en el Impuesto de Sociedades o en el IVA. Las deducciones de IVA son más restrictivas y requieren que los gastos estén completamente justificados y documentados.

¿Qué requisitos deben cumplir los gastos de viaje para ser deducibles?

Para que los gastos de viaje sean deducibles, deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar documentados con facturas: es necesario contar con facturas que documenten los gastos. Estas facturas deben reflejarse en la contabilidad de la empresa y estar correctamente imputadas al trimestre en que se produjeron.
• Estar relacionados con la actividad económica: los viajes para asistir a reuniones de negocios, conferencias o visitar clientes.
• Justificados con comunicaciones: para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad profesional, es útil tener correos electrónicos u otras comunicaciones que justifiquen los desplazamientos.

¿Cuáles son los principales gastos de viaje deducibles?

Los gastos de kilometraje son deducibles de diferentes maneras, dependiendo de la naturaleza de tu actividad.

• 100% en el IRPF: los autónomos cuyo trabajo depende completamente del uso del vehículo pueden deducir el 100% de los gastos de kilometraje en el IRPF. Esto se aplica a actividades como el transporte de mercancías o personas, servicios de mensajería, o enseñanza que implique desplazamientos constantes.
• 50% en el IVA: si el uso del vehículo es parcial, solo se puede deducir el 50% del IVA de los gastos de kilometraje. Esto requiere que el vehículo sea utilizado tanto para fines profesionales como personales, y los gastos deben estar claramente justificados.
• Gastos el mantenimiento del vehículo: el seguro, y los impuestos relacionados con el coche, siempre y cuando estén directamente vinculados al uso profesional.
• Los gastos de manutención pueden ser deducibles durante los viajes profesionales. Estos gastos incluyen comidas y bebidas consumidas fuera de casa debido a la actividad profesional.
• •  Dietas de comida: las cantidades aceptadas para deducir dietas de comida son hasta 26,67€ por día cuando se realizan dentro de España y hasta 48,08€ cuando se realizan en el extranjero. Es necesario guardar las facturas y pagar mediante medios electrónicos que dejen un rastro que pueda comprobarse.
  • Dietas de pernoctación: si el viaje implica pasar la noche fuera, también se pueden deducir los gastos de alojamiento. Las cantidades deducibles son hasta 53,34€ por noche en España y hasta 91,35€ en el extranjero. Estas cantidades deben estar justificadas con facturas de hoteles u otros alojamientos profesionales.
• Los gastos en transporte incluyen todos los medios utilizados para desplazarse durante el viaje profesional. Estos pueden ser billetes de avión, tren, autobús, alquiler de coches y otros medios de transporte público.
• El alojamiento es un gasto esencial que puede deducirse durante los viajes profesionales. Esto incluye hoteles, hostales y otros tipos de alojamiento temporal.
• Gastos de representación que incluyen comidas y cenas con clientes, entradas a eventos profesionales, y otros gastos relacionados con la promoción y representación de la empresa o la actividad profesional.
• Gastos de material y suministros: durante un viaje, puede ser necesario comprar materiales o suministros para la actividad profesional. Estos gastos también son deducibles si están justificados con facturas.
• Gastos de formación: si el viaje incluye la asistencia a cursos, seminarios o conferencias relacionados con la actividad profesional, los gastos de inscripción y asistencia son deducibles. Es importante guardar todos los recibos y documentos que justifiquen estos gastos.

¿Cuál es el plazo máximo para deducir el gasto de un viaje?

Los gastos de viaje pueden deducirse durante los cuatro años siguientes al momento en que se produjeron. Por tanto, es necesario mantener las facturas y tickets bien guardados y organizados. En estos casos, utilizar aplicaciones de contabilidad para digitalizar y almacenar todos los documentos necesarios para deducir los gastos de viaje, facilitará la organización de los documentos y evitará pérdidas.

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