Factura emitida o recibida: ¿son lo mismo?
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Los años de experiencia de MAPFRE en el sector nos avalan como fuente de información veraz y práctica para acompañarte en las diferentes etapas de tu vida.
Una factura es un documento de carácter mercantil en el cual se registra toda la información de la compraventa de un bien o de la prestación de un servicio.
Es una prueba física que demuestra que se ha realizado correctamente una operación comercial entre dos partes, por la cual se ha cobrado una cantidad determinada. Sirve como garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre ambas partes y es, al mismo tiempo, un justificante fiscal para Hacienda del ingreso recibido o del gasto soportado.
Dentro de las facturas, podemos distinguir las facturas emitidas y las facturas recibidas.
Factura emitida y recibida, ¿Qué son?
Una factura emitida es aquella que expide el productor de un bien o servicio para un tercero. Lleva IVA repercutido.
La factura recibida, por su parte, es la emitida por un tercero para el receptor de un bien o servicio. Lleva IVA soportado.
Obligaciones relativas a la facturación
La legislación española establece que todos los empresarios o profesionales están obligados a emitir y entregar facturas por las ventas de bienes y por las prestaciones de servicios que se realicen en el desarrollo de su actividad. Omitir esta obligación, es decir, no emitir factura, puede constituir un delito tributario.
También obliga a conservar las facturas expedidas y recibidas durante un plazo de prescripción de cuatro años a partir de la presentación de los impuestos.
Asimismo, establece la obligación de llevar un libro de registro de las facturas emitidas y otro de las facturas recibidas. Estos libros de facturas constituyen un documento en el que, de manera correlativa y consecutiva, se anotan todas las facturas y justificantes contables de los bienes y servicios que un empresario o profesional haya vendido o adquirido durante un año natural.
Tipos de libros de factura
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Existen dos tipos de libro de facturas:
Libro de facturas emitidas
En él deben registrarse cronológicamente todas las facturas y los documentos sustitutivos que se hayan emitido.
Se anotará:
- El número de la factura.
- La fecha de emisión.
- El destinatario.
- La base imponible.
- El tipo
- La cuota
Hay tres tipos de facturas emitidas: las emitidas por una venta (mercaderías, productos terminados o semiterminados, envases y embalajes…); por la prestación de un servicio; por otros ingresos (alquileres, fianzas…).
Libro de facturas recibidas
En él deberán anotarse las facturas recibidas de otros proveedores cumpliendo los mismos requisitos que los exigidos para las facturas emitidas.
Para contabilizar una factura recibida se le deberá asignar un determinado tipo de concepto, entre los que podemos citar: servicios (alquiler, renting, reparación y conservación, servicios profesionales, transportes, suministros, primas de seguros…); bienes (mercaderías, materias primas…); bienes de inversión material (maquinaria, herramientas…); bienes de inversión inmaterial (concesiones administrativas, aplicaciones informáticas y páginas web, propiedad industrial o intelectual…); inversiones inmobiliarias (terrenos, construcciones…); etc.
Las facturas pueden tener distintos formatos y diseños, siempre y cuando recojan todos los requisitos mínimos que exige la legislación vigente. La omisión de alguno de ellos, puede invalidar la factura.
Estos requisitos mínimos son:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición de la factura.
- Datos completos de identificación del expedidor y del destinatario de la factura.
- Descripción de la operación y su contraprestación total.
Aparte de estos requisitos mínimos, se suelen añadir otros como la firma, el sello, la forma de pago, etc.
Se pueden realizar asientos o anotaciones sobre hojas separadas, que una vez numeradas y encuadernadas correlativamente, integrarán el libro de facturas emitidas o recibidas.
Los libros de facturas pueden llevarse también por medios digitales, procedimiento admitido desde hace tiempo por la Agencia Tributaria, con la presentación de ficheros de datos en lugar de en papel.
Este método tiene la ventaja de poder enmendar o minimizar con mayor facilidad los errores humanos, agilizar la actualización y mejorar la seguridad.
En internet se pueden encontrar múltiples programas de facturación digital. Y si tienes dudas también puedes consultar con el Asesor Fiscal de Club MAPFRE en cualquier momento.
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