¿Qué son las hojas de salario? Te damos las claves

Puede ser que la primera vez que escuches hablar de una hoja de salario te sorprenda y no sepas qué es, pero… ¿y si te decimos que una hoja de salario es una nómina? Este término está mucho más arraigado en nuestra sociedad y, quizá, estemos más familiarizados con él. Pero es lo mismo. Se trata de un documento en el que se detalla de forma clara y concisa la retribución por el trabajo que has realizado.

¿Son obligatorias las hojas de salario?

Cuando trabajas por cuenta ajena recibes una contraprestación económica por el trabajo desempeñado. A parte de esa contraprestación o salario, es obligatorio por parte de la empresa entregarte un documento en el que figuren unos datos básicos e imprescindibles y la cantidad de dinero qué has recibido. Es el documento que demuestra el cumplimiento de las obligaciones contraídas en la relación laboral por parte de la empresa.

Esta obligatoriedad viene marcada en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores y dice lo siguiente: “La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.”

La hoja de salarios tiene que ser entregada por el empresario al finalizar el mes natural y debe ser firmada por el trabajador, aunque en la práctica multitud de empresas mandan la hoja de salarios de forma online y no se necesita que haya un acuse de recibo. Eso sí, conviene que, como trabajador, guardes estos documentos, ya que en caso de alguna inspección o sospecha de irregularidad laboral te los puede solicitar el Ministerio de Hacienda.

Modelos de hojas de salarios

El Ministerio de Empleo y Seguridad Social facilita un modelo que puede usarse, pero luego depende de cada empresa que lo adapte conforme a lo marcado en el convenio colectivo o entre la empresa y los representantes de los trabajadores. No es necesario utilizar el modelo oficial, pero sí hay algunos datos que deben figurar de forma imprescindible.

Toda hoja de salarios debe incluir en el encabezado los datos básicos de la empresa y el trabajador. Por parte de la empresa debe aparecer:

• Nombre
• Domicilio (se refiere al lugar en el que se desarrolla el trabajo)
• I.F. (el código de identificación fiscal que está compuesto por una letra seguida de ocho números)
• Código de cuenta de cotización a la seguridad social

Por parte del asalariado deben figurar:

• Nombre y apellidos
• I.F.
• Número de afiliación a la Seguridad Social
• Datos pertenecientes al grupo de cotización del empleado y sus bases de cotización correspondientes

¿Qué datos hay que incluir en la hoja de salarios o nómina?

Además de los datos básicos mencionados anteriormente y que se suelen llamar encabezado de la nómina, tiene que figurar también la fecha de inicio de la relación laboral (que te servirá para acreditar tu antigüedad en la empresa) y el periodo de liquidación; es decir, los días trabajados que se incluyen en la hoja de salarios.

El cuerpo del documento, en muchos casos, es la parte que más dudas genera, ya que es la relativa a los devengos. Aquí hay que distinguir entre percepciones salariales y no salariales.

Las percepciones salariales incluyen:

• Salario base (la retribución fija que percibe el trabajador sin deducciones)
• Complementos salariales individualizados cuando proceda. Estos pueden ser:
  • personales (por tener cierta titulación, por ejemplo),
  • por el puesto de trabajo (complemento de movilidad si se requiere que cambies de ciudad)
  • por resultados de la compañía (bonus si se llega a ciertos resultados)
• Horas extra trabajadas
• Pagas extraordinarias cuando proceda (si no se han prorrateado en 12 pagas)
• Salario en especie. Un ejemplo de este último puede ser, si tienes horario partido, que te incluyan la comida.

Con respecto a las percepciones no salariales:

• Indemnizaciones al trabajador
• Prestaciones a la Seguridad Social

Deducciones de la nómina

También en el cuerpo de la nómina se encuentran las deducciones de IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social. Las primeras dependen de la situación personal de cada trabajador (no le retienen lo mismo a un trabajador que cobra el SMI y tiene hijos menores a su cargo que a otro que no tiene cargas familiares y tiene un salario muy por encima de lo que marcan las tablas salariales), mientras que las segundas se calculan según las bases de cotización a la Seguridad Social.

A estas deducciones, habría que añadir posibles anticipos pedidos por parte del trabajador o la cuantía del trabajo cobrado en especie.

Si a los devengos de la nómina le restamos todas las deducciones, se queda una cantidad que será el total líquido a percibir por el trabajador o el salario neto. Esto se fecha y se firma por parte de la empresa.

Novedades en las hojas de salario

El modelo de nómina oficial que se utiliza actualmente viene de la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre y en él hay una novedad importante con respecto al modelo anterior. Con el fin de garantizar mayor transparencia de cara al trabajador, la empresa deberá incluir la parte de aportación empresarial. Esto incluye tanto el importe percibido por el trabajador, como el coste que le ha supuesto a la empresa dicho trabajador y las cantidades que han aportado a la Seguridad Social, así como la base sujeta a retención del IRPF.

Ya hemos desgranado todos los conceptos que debe llevar la hoja de salario para que seas capaz de enfrentarte a ella sin dudas. Además, conviene recordar que como asalariado estarás cubierto por la póliza correspondiente, pero que en muchos casos resulta insuficiente. El Seguro de Vida MAPFRE es el complemento perfecto para vivir con tranquilidad.

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