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Saber dónde se pueden compulsar documentos es el primer paso para poder conseguir que una copia tenga validez ante organismos oficiales. Los pasos a seguir no son complicados, pero se necesita seguir un orden preciso y contar con determinados elementos. De este modo, se logra que una fotocopia sea admitida como veraz y sea equivalente al archivo original. El DNI, los títulos académicos o determinados certificados suelen ser los ejemplos más claros de documentos que suelen ser compulsados.
Razones para compulsar documentos
Compulsar documentos es el proceso en el cual un experto coteja un original con una copia y acredita que esta última es exactamente idéntica al auténtico. Se trata de un procedimiento muy habitual cuando se necesita realizar la presentación de determinados escritos. Normalmente, se emplea cuando se debe demostrar que se posee un documento concreto cuyo original no se puede entregar, como son el DNI, carnet de conducir o los certificados de formación. Para realizar este proceso no vale cualquier lugar, por lo que es necesario acudir a uno de los centros donde se puedan compulsar documentos.
¿Cómo es un documento compulsado?
Para que una copia sea válida debe haber sido realizada en un lugar donde se pueden compulsar documentos y contar con un sello, un número identificativo, la fecha de la consulta y una firma que acredite su autenticidad. Sin embargo, el desarrollo de las nuevas tecnologías hace posible que también exista la posibilidad de compulsar de manera digital. En este caso, se realiza una digitalización del documento y se añade un Código Seguro de Verificación (conocido también como CSV) y la firma electrónica de la oficina donde se haya realizado el proceso.
¿Dónde compulsar documentos?
Existen diversos lugares donde compulsar documentos. El más habitual son las oficinas de Ventanilla Única de los ayuntamientos. También se puede llevar a cabo esta operación en los órganos administrativos, los cuales tienen un espacio de registro habilitado para poder compulsar los archivos que dichos organismos pueden llegar a solicitar a los ciudadanos. Un notario certificado, también es una persona que puede llegar a compulsar de manera privada un archivo.
Además de las opciones anteriores, existe la posibilidad de compulsar documentos en Correos. El Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración Correos (denominado comúnmente como ORVE) es un procedimiento inmediato en el que se utilizan los avances tecnológicos para acortar tiempo y hacer que el proceso sea más ágil y rápido.
Debido a que las oficinas de Correos son fáciles de encontrar en todas las localidades, se trata de una opción muy interesante cuando sea necesario refutar la autenticidad de una fotocopia. La tarifa de un documento compulsado en Correos es de 3,21 euros, incluyendo el Impuesto de Valor Añadido.
Pasos para compulsar documentos
Si un ciudadano busca verificar una copia para que sea admitida a trámite, debe acercarse a uno de los lugares donde compulsar documentos y presentar tanto el original como la fotocopia. Un encargado de la oficina comparará ambos escritos y confirmará que son idénticos. Si no se comprueban problemas, se devolverán compulsados.
En algunos casos, los entes públicos se muestran reacios a compulsar documentos de carácter privado. Sin embargo, existen otras alternativas. La más sencilla es acercarse a una oficina de Correos y certificar el documento por medio del ORVE (el servicio de administración electrónica en la nube ofrecido a las Administraciones Públicas). Debido a que las oficinas de Correos son fáciles de encontrar en todas las localidades, se trata de una opción muy interesante cuando sea necesario refutar la autenticidad de una fotocopia. La tarifa de un documento compulsado en Correos es de 3,21 euros, incluyendo el Impuesto de Valor Añadido.
Para compulsar el documento en Correos, sigue los siguientes pasos:
Prepara la documentación
Ten en cuenta que no se permiten documentos de tamaño superior a A4, ni páginas sueltas, ni documentos electrónicos ni aquellos que al escanearlos puedan quedar dañados.
Aporta todo lo que necesites
Los documentos físicos (en soportes como Cd o USB) que deban acompañarse al documento digitalizado deberán enviarse por Carta certificada.
Facilita el código DIR-3
Es el código de la Unidad Tramitadora destinataria, y es necesario para que puedan acceder al Registro Electrónico para las Administraciones Públicas del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital (si no lo sabes, en Correos pueden localizarlo en su buscador).
Guarda el justificante como certificado de envío
Compulsar el DNI
El Documento Nacional de Identidad se puede compulsar en cualquier oficina de expedición del DNI de la Policía Nacional, pero además puedes hacerlo en Correos, sólo tienes que acudir a la oficina con el documento original y la fotocopia en DIN A4. Ellos se encargarán de digitalizar la copia, que quedará compulsada y preparada para enviar a cualquier organismo público, un proceso rápido y fácil.
Si necesitas un servicio especializado, entonces está la opción de acudir a un notario, el cual puede llegar a necesitar solamente el original y encargarse de realizar todos los trámites para devolver una copia compulsada. Aunque este último caso es el más sencillo, también es el más caro.
Existen varios lugares donde compulsar documentos, sin embargo, dependiendo de la opción que se escoja, la operación será más económica o ágil. Algo semejante ocurre con los planes de jubilación, pues pese a la amplia oferta que hay, los Planes de Pensiones MAPFRE se desmarcan del resto gracias a su fijación por ofrecer el mejor futuro a sus clientes.
