¿Qué es un ERP?

Los ERP son sistemas de planificación de recursos empresariales que gestionan e integran todos los procesos que se utilizan en una empresa, sea del sector que sea, como la producción, la distribución o los recursos humanos. Los datos generados se pueden compartir con todos los departamentos, lo que da lugar a un sistema unificado. Esto hace que esta sea una de las herramientas, junto con un seguro multirriesgo empresarial, para llevar el negocio por buen camino.

A continuación, veremos más a fondo qué son los ERP y las utilidades concretas que tienen.

¿Qué son los ERP?

Puede que actualmente en tu negocio se utilicen varios sistemas: uno para gestionar pedidos e inventario, otro para contabilidad, otro para recursos humanos… Imagina que todas esas tareas se pueden integrar en una base de datos centralizada: todos trabajan con los mismos datos y la información del estado de la empresa es más detallada y actualizada. Eso es lo que consigue un ERP.

Un ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) es una arquitectura de software de gestión empresarial compuesta por varios módulos, cada uno de los cuales gestiona un área de negocio (logística, finanzas, recursos humanos…). Este sistema automatiza dichos procesos y los comparte con todos los departamentos, lo que favorece el flujo de información y la toma de decisiones basadas en datos reales.

¿Cuándo pueden ayudarte?

Los ERP pueden ayudarte a mejorar la eficiencia de la empresa de las siguientes formas:

• Unifican la información financiera de diferentes departamentos, por ejemplo, contabilidad y ventas. Si éstos utilizasen herramientas independientes, las cifras de ingresos y gastos serían diferentes, lo que obligaría a invertir mucho tiempo y esfuerzo en cuadrar las cuentas.
• Coordinan los pedidos, la producción o la distribución desde un único lugar. Esto simplifica el proceso y evita errores derivados de manejar datos en diferentes sistemas.
• Ofrecen información detallada de los clientes. Estos sistemas incorporan herramientas CRM con las que se puede hacer un seguimiento del cliente.
• Dinamizan los Recursos Humanos al estandarizar la comunicación con los empleados. Facilitan el seguimiento de gastos, vacaciones, formación, etc. A la hora de captar personal, toda la información contenida (títulos, experiencias…) hace que sea más fácil encontrar el perfil adecuado.
• Estandarizan el aprovisionamiento. En las empresas grandes suele ocurrir que varias unidades de negocio compran el mismo producto sin obtener descuentos por volumen de compra. Gracias a los ERP, se pueden identificar esos productos y negociar mejores precios.

¿Cómo se usan?

Los ERP no se utilizan de igual forma en todas las empresas, y ahí la complejidad del asunto. Cada implementación se amolda a las necesidades del negocio, dando lugar a un sinfín de variaciones.

Los ERP se componen de módulos, que se contratan según las particularidades de la empresa. Los más habituales son:

• Módulo de inventario: ayuda a realizar un seguimiento de las existencias, estandarizar las reposiciones, y hacer informes de unidades. Se integra en el módulo de compras.
• Módulo de compras: gestiona los procesos de aprovisionamiento, tales como listado de proveedores, análisis de presupuestos, preparación de órdenes de compra…
• Módulo de ventas: se encarga de los flujos de trabajo de ventas, desde presupuestos hasta facturación. Colabora con el módulo CRM para mejorar su eficacia.
• Módulo de gestión de relaciones con los clientes (CRM): su finalidad es mejorar el servicio al cliente para incrementar las ventas.
• Módulo de producción: ajusta automáticamente los procesos basándose en el análisis de costes y las previsiones. Está integrado con el módulo de inventario.
• Módulo de gestión financiera: gestiona y administra el capital. El software logra en minutos los que conseguirían los empleados tras días de análisis y cálculos.
• Módulo de Recursos Humanos: orientado al personal (sistemas de nómina, hojas de horas, etc.) y a los procesos de capacitación de nuevos empleados.
• Módulo de gestión de la cadena de suministro (SCM): gestiona el flujo de productos desde el fabricante hasta el consumidor, y viceversa.

Además, existen otros módulos, como el de inteligencia de negocios (toma de decisiones basadas en datos), gestión de proyectos (presentación de informes sobre el éxito o el fracaso del proyecto), comercio electrónico (gestión de canales de venta online con otras áreas), y un largo etcétera.

Ejemplos en los que resulta interesante implementarlo

Las utilidades de un sistema ERP son muchas, por ejemplo, hay pymes que ya utilizan un CRM, lo que agiliza sus ventas. Sin embargo, no pueden sacar adelante tareas de otros departamentos. Un ERP les permite añadir los módulos que necesiten e integrarlos con su CRM actual.

Las pequeñas empresas que no puedan invertir mucho en este sistema pueden implementarlo poco a poco. Se puede empezar con un solo módulo y cuando la empresa vaya creciendo ir añadiendo más.

Si la empresa es de un sector especializado, como la industria de la alimentación, puede ser interesante implantar un ERP a medida. Aunque inicialmente es más caro, a la larga es más rentable, ya que no es necesario adaptar el nuevo sistema al entorno de la empresa.